Shadow AI w firmie: jak je wykryć i zbudować rejestr systemów AI

Dlaczego shadow AI to ryzyko prawne, a nie tylko techniczne

Najbardziej oczywiste jest ryzyko RODO. Dane osobowe wklejone do narzędzia AI to przetwarzanie, które wymaga podstawy prawnej, umowy powierzenia z dostawcą i kontroli transferu poza EOG. Przy prywatnym koncie żadnego z tych warunków firma nie spełnia. Jeśli dane wyciekną, może pojawić się obowiązek zgłoszenia naruszenia do UODO w ciągu 72 godzin. Dochodzi tajemnica przedsiębiorstwa i zobowiązania wobec klientów, którzy coraz częściej zastrzegają w umowach, czy ich dane mogą trafiać do narzędzi AI.

Drugie ryzyko wynika z AI Act. Obowiązki rozporządzenia zakładają, że firma wie, z jakich systemów korzysta:

• Kompetencje w zakresie AI (art. 4) – od 2 lutego 2025 r. firma podejmuje środki wspierające kompetencje osób, które obsługują AI w jej imieniu. Nie da się przeszkolić użytkowników narzędzia, o którym nikt nie wie.
• Zakazane praktyki (art. 5) – nieznana wtyczka analizująca emocje na nagraniach rozmów z pracownikami może być praktyką zakazaną.
• Przejrzystość (art. 50) – od 2 sierpnia 2026 r. deepfake’i trzeba oznaczać, a chatbot musi informować, że jest AI.
• Systemy wysokiego ryzyka – funkcja rankingu kandydatów w systemie HR zmienia zwykłe narzędzie w system z załącznika III, z obowiązkami od 2 grudnia 2027 r.

W Polsce od 28 października 2026 r. Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji może prowadzić kontrole i nakładać kary. Kontrolujący ma prawo żądać dokumentów i dostępu do systemów, także w chmurze. Rejestr systemów AI to pierwszy dokument, o który zapyta. Szczegóły w artykule o ustawie o systemach sztucznej inteligencji, a szerszy kontekst w przewodniku po AI Act.

Gdzie organizacja jest dziś w tych obszarach, pokaże bezpłatna ocena AI governance i gotowości na AI Act. Jeden z dziesięciu ocenianych obszarów dotyczy właśnie tego, jak firma śledzi użycie AI i radzi sobie z shadow AI.

Jak wykryć shadow AI w firmie

Pojedynczy e-mail „z jakich narzędzi AI korzystacie?” wychwyci tylko te oczywiste. Lepsze wyniki daje kilka źródeł, porównanych ze sobą.

Zakupy, faktury i delegacje

Przegląd zamówień, umów i rozliczeń kosztów pod kątem dostawców AI i słów takich jak „AI”, „GPT”, „copilot”, „asystent”. To w rozliczeniach wydatków pojawiają się pojedyncze subskrypcje ChatGPT Plus czy narzędzi do generowania grafiki opłacane kartą firmową.

Logi SSO, proxy i DNS

Dostawca tożsamości pokazuje, do jakich aplikacji logują się pracownicy. Bramka internetowa, CASB lub logi DNS pokazują ruch do usług AI, także z kont niezarządzanych przez firmę. Liczy się skala, a nie pojedyncze wejścia.

Wtyczki przeglądarki i aplikacje na stacjach roboczych

Narzędzia do zarządzania urządzeniami potrafią wylistować zainstalowane rozszerzenia. Asystenci pisania, rejestratory spotkań i wtyczki „streść tę stronę” często mają uprawnienia do odczytu wszystkiego w przeglądarce, łącznie z pocztą i systemami wewnętrznymi.

Licencje Copilot, ChatGPT i Gemini

Warto sprawdzić przypisania licencji Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Enterprise lub Team i Gemini for Workspace, a także zasięg danych, do których narzędzie ma dostęp. W przypadku Copilota będą to m.in. witryny SharePoint i skrzynki pocztowe, więc źle ustawione uprawnienia do plików stają się problemem AI.

AI wbudowana w używane systemy

Tę kategorię najczęściej się pomija. CRM, systemy kadrowe, finansowe, helpdeskowe i marketingowe dodają funkcje AI, czasem włączone domyślnie. Pomagają informacje o wydaniach, pytania do opiekunów klienta i pytania o AI w ocenie dostawców.

Zespoły IT, danych i programiści

Pytania o API modeli (Azure OpenAI, Amazon Bedrock, Google Vertex AI i inne), modele trenowane wewnętrznie i asystentów programowania. Rachunki za chmurę i wykaz kluczy API potwierdzą, co faktycznie działa. Jeśli firma buduje własne rozwiązania na dużych modelach, warto zajrzeć do artykułu o modelach AI ogólnego przeznaczenia (GPAI), żeby rozróżnić obowiązki dostawcy modelu i firmy, która z niego korzysta.

Krótka ankieta z „amnestią”

Na koniec kierownicy działów potwierdzają i uzupełniają to, co udało się znaleźć. Pięć pytań wystarczy. Ważna jest zapowiedź, że ujawnienie narzędzia nie pociągnie za sobą kar – chodzi o to, by shadow AI wyszło na światło dzienne, a nie zeszło głębiej do podziemia.

Rejestr systemów AI – jakie pola zawrzeć

Poniższe pola pokrywają potrzeby AI Act, RODO i zwykłego zarządzania IT. Można ich użyć jako nagłówków kolumn w arkuszu.

Rejestr AI nie zastępuje rejestru czynności przetwarzania z art. 30 RODO, ale powinien do niego odsyłać, zamiast go powielać. Kategoria „przejrzystość” łączy się z obowiązkami opisanymi w artykule o oznaczaniu treści AI.

Od wykrycia do kontroli: co zrobić z wynikami

Każde znalezione narzędzie trafia do jednej z czterech decyzji:

1. Zatwierdzić – narzędzie jest potrzebne, dostawca przeszedł weryfikację, jest umowa powierzenia; trafia na listę zatwierdzonych narzędzi.
2. Zastąpić – potrzeba jest uzasadniona, ale narzędzie nie spełnia wymagań; firma udostępnia bezpieczny odpowiednik, np. firmową wersję asystenta AI.
3. Ograniczyć – narzędzie zostaje, ale tylko dla wybranych klas informacji lub zespołów.
4. Wycofać – narzędzie jest zbędne albo niedopuszczalne, np. analizuje emocje pracowników.

Wynik decyzji powinien trafić do polityki korzystania z AI, która mówi pracownikom, co wolno. Przykładowe zapisy takiej polityki znajdują się w artykule ze wzorem polityki korzystania z AI. Żeby rejestr nie zestarzał się w kwartał, trzeba go wpiąć w procesy: żaden zakup oprogramowania bez pytania o AI, wpis do rejestru przy każdej zmianie, kwartalne potwierdzenie przez właścicieli i przegląd przy aktualizacjach dużych systemów SaaS. Rejestr jest też pierwszym krokiem analizy luk pod kątem AI Act.

Najczęściej zadawane pytania

Co to jest shadow AI?

Shadow AI to narzędzia i funkcje sztucznej inteligencji używane w organizacji bez wiedzy lub zgody działu IT, bezpieczeństwa czy compliance. Należą do nich prywatne konta chatbot ów, wtyczki przeglądarki, nieautoryzowane klucze API i funkcje AI włączone w aplikacjach SaaS. Główne ryzyka to wyciek danych osobowych i tajemnic firmy oraz brak kontroli nad obowiązkami z AI Act.

Czy firma musi prowadzić rejestr systemów AI?

AI Act nie nakłada na wszystkie firmy ogólnego obowiązku prowadzenia wewnętrznego rejestru. Rejestracja w unijnej bazie danych dotyczy systemów wysokiego ryzyka. W praktyce jednak bez wewnętrznego rejestru nie da się wykazać szkoleń z art. 4, sklasyfikować systemów ani spełnić obowiązków z art. 26 i 50. Podczas kontroli KRiBSI to zwykle pierwszy dokument, o który organ poprosi.

Czy zablokowanie ChatGPT rozwiązuje problem shadow AI?

Zwykle nie. Blokada w sieci firmowej przesuwa użycie na prywatne telefony i komputery, gdzie firma nie ma żadnego wglądu. Skuteczniejsze jest udostępnienie zatwierdzonej, firmowej alternatywy z umową powierzenia, jasne zasady w polityce, szkolenie i monitorowanie ruchu do usług AI. Blokady mają sens dla konkretnych, niebezpiecznych narzędzi.

Jak często aktualizować rejestr systemów AI?

Na bieżąco przy każdym zakupie i zmianie, a w ramach przeglądu co najmniej raz na kwartał. Warto też sprawdzać rejestr po dużych aktualizacjach systemów SaaS, bo dostawcy często dodają funkcje AI bez osobnej umowy. Każdy wpis powinien mieć datę ostatniego przeglądu i właściciela, który ją potwierdza.

Kto w firmie powinien odpowiadać za rejestr AI?

Najlepiej jedna osoba koordynująca, np. odpowiedzialna za AI governance, bezpieczeństwo informacji lub compliance, oraz właściciele biznesowi poszczególnych systemów, którzy odpowiadają za poprawność swoich wpisów. Inspektor ochrony danych powinien mieć wgląd, bo rejestr AI łączy się z rejestrem czynności przetwarzania.

Pierwszy przegląd shadow AI w 40 minut

Pierwszy obraz tego, jak firma kontroluje narzędzia AI, daje bezpłatna ocena AI governance od Opsio: 14 kroków, ok. 40 minut pytań po polsku. Od razu po wysłaniu powstają cztery dokumenty – polityka korzystania z AI z listą zatwierdzonych narzędzi, ramy zarządzania AI, checklista weryfikacji dostawców AI i wzór oceny ryzyka AI – oraz ocena dojrzałości w dziesięciu obszarach. Dokumenty są po angielsku, jako edytowalne pliki Word, i należą do Państwa. Bez opłat i zobowiązań. Jeśli później potrzebne będzie wsparcie w utrzymaniu narzędzi AI, Opsio oferuje też zarządzane wsparcie AI, a dokumenty z oceny są dobrym punktem wyjścia, by wprowadzić zasady korzystania z AI w całej firmie.

Źródła: rozporządzenie (UE) 2024/1689 (EUR-Lex), ustawa o systemach sztucznej inteligencji (Dz.U. 2026 poz. 1003), Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Ten artykuł ma charakter ogólnoinformacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na październik 2026 r. Przed podjęciem decyzji należy sprawdzić skonsolidowany tekst rozporządzenia (UE) 2024/1689 w brzmieniu zmienionym rozporządzeniem (UE) 2026/1744 oraz ustawę z dnia 3 lipca 2026 r. o systemach sztucznej inteligencji (Dz.U. 2026 poz. 1003).